จดหมายแนะนำหรือ LOR (Letter of Recommendation) เป็นเอกสารสำคัญที่มีบทบาทในการสมัครเรียนต่อ, การสมัครงาน หรือตำแหน่งต่างๆ ที่ต้องการการพิจารณาคุณสมบัติอย่างละเอียด จดหมายนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อแนะนำและยืนยันถึงคุณสมบัติ, ความสามารถ, และลักษณะนิสัยของผู้สมัคร โครงสร้างและการจัดรูปแบบของ LOR จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างความประทับใจและเพิ่มโอกาสในการได้รับการพิจารณา
1. หัวจดหมาย (Header)
- วันที่: ระบุวันที่ที่จดหมายถูกเขียน
- ข้อมูลผู้เขียน: รวมถึงชื่อ, ตำแหน่ง, สถาบันหรือบริษัท, ที่อยู่, อีเมล์ และหมายเลขโทรศัพท์
- ข้อมูลผู้รับ (ถ้ารู้จัก): ระบุชื่อผู้รับ, ตำแหน่ง, ชื่อสถาบันหรือบริษัท และที่อยู่
2. คำนำ (Salutation)
- การทักทายอย่างเป็นทางการ เช่น “เรียนคณะกรรมการการรับสมัคร,” หรือ “ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง,”
3. บทนำ (Introduction)
- แนะนำผู้เขียน: อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับตัวผู้เขียน ตำแหน่ง และความสัมพันธ์กับผู้สมัคร
- วัตถุประสงค์ของจดหมาย: ระบุว่าทำไมผู้เขียนถึงเขียนจดหมายนี้
4. เนื้อหาหลัก (Body)
- ความสามารถและความสำเร็จ: อธิบายเกี่ยวกับความสามารถ ความสำเร็จ และการปฏิบัติงานของผู้สมัคร
- คุณลักษณะส่วนบุคคล: กล่าวถึงลักษณะนิสัย และคุณภาพที่โดดเด่นของผู้สมัคร
- การเปรียบเทียบกับผู้อื่น: ถ้าเหมาะสม อาจระบุการเปรียบเทียบระหว่างผู้สมัครกับผู้อื่นในด้านต่างๆ
5. สรุป (Conclusion)
- การแนะนำอย่างแรง: ย้ำถึงการแนะนำผู้สมัครและความเหมาะสมสำหรับตำแหน่งหรือโปรแกรมที่สมัคร
- ความพร้อมให้ข้อมูลเพิ่มเติม: แสดงความพร้อมในการให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากจำเป็น
6. ปิดจดหมาย (Closing)
- คำลงท้ายที่เป็นทางการ เช่น “ขอแสดงความนับถือ,”
- ลายเซ็น: หากส่งจดหมายเป็นเอกสารกระดาษ
- ชื่อผู้เขียน
- ตำแหน่งและสถาบัน/บริษัท
การเขียน LOR ต้องการให้ผู้เขียนแสดงความคิดเห็นอย่างจริงใจและเป็นส่วนตัว เพื่อสะท้อนถึงความสามารถและคุณภาพของผู้สมัครอย่างชัดเจน การเลือกใช้คำและตัวอย่างที่เหมาะสมจะช่วยให้จดหมายมีประสิทธิภาพในการสื่อสารถึงความเหมาะสมของผู้สมัครได้ดีที่สุด
