ขั้นตอนการเขียน Cover letter ภาษาอังกฤษ วิธีการเขียนจดหมายปะหน้าสมัครงาน

ขั้นตอนการเขียน Cover letter ภาษาอังกฤษ – ในซีรีส์ Cover letter ที่ผ่านมา เราได้อธิบายทฤษฎีและประเด็นสำคัญไปแล้ว ในตอนนี้จะเริ่มพูดถึงขั้นตอนปฏิบัติในการเขียนจดหมายปะหน้าหรือ Cover letter เพื่อสมัครงาน  ขั้นตอนและวิธีการที่ถูกต้องมีส่วนสำคัญในการทำให้จดหมายของคุณโดดเด่นและดึงความสนใจของผู้อ่าน โดยความน่าอ่านจะทำให้ผู้อ่าน(ซึ่งเป็นกรรมการคัดเลือก)มีสมาธิและมีทัศนคติที่ดีต่อคุณสมบัติของเรา

ขั้นตอนการเขียน Cover letter และวิธีการสำคัญ

เริ่มจากการอ่านประกาศรับสมัครงานอย่างละเอียด

สำคัญสุดๆ และควรทำสิ่งนี้เป็นสิ่งแรก ผู้สมัครงานควรอ่านประกาศรับสมัครงานให้ละเอียดเป็นอันดับแรก ขอเน้นว่า “ต้องอ่านทุกบรรทัด ทุกคำ ทุกตัวอักษร” เพราะข้อมูลที่บริษัทใส่มาในประกาศรับสมัครงาน เขาคาดหวังอย่างยิ่งว่าผู้สมัครต้องทำความเข้าใจให้ดีก่อนเริ่มขั้นตอนการสมัคร ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นก็ได้แก่ ข้อมูลทั่วไปขอบริษัท จุดประสงค์ของตำแหน่งงาน คุณสมบัติทั่วไป และคุณสมบัติเฉพาะ ที่ตำแหน่งหรือบริษัทต้องการ (สัญชาติ อายุ วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ในสายงาน ระดับภาษา ฯลฯ) และมีการระบุหน้าที่ รับผิดชอบในตำแหน่ง (Job description / Responsibilities) กำหนดเริ่มงาน รวมถึงข้อมูลวิธีการสมัคร ที่ได้แก่ ชื่อผู้ติดต่อ อีเมล เว็บไซต์ เบอร์โทร ฯลฯ 

ผู้สมัครต้องเข้าใจในสิ่งที่บริษัทต้องการให้ได้ หากไม่เข้าใจหรือขาดข้อมูลใดต้องหาข้อมูลเพิ่มเติม อาจจะส่งอีเมลไปสอบถามกับฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง หรือโทรศัพท์เข้าไปได้เลย อย่ากังวลหรืออย่ากลัวที่จะพูดคุยกับบริษัทก่อนการสมัคร เพื่อให้เราสามารถประเมินและมั่นใจว่าตำแหน่งงานนั้นเหมาะกับเราจริงๆ จะได้ไม่เสียเวลา

หาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่ง ข้อมูลบริษัท ฯลฯ (info sourcing)

การอ่านประกาศรับสมัครงานถือเป็นการเริ่มต้นที่ดีมากอยู่แล้ว แต่จะดียิ่งขึ้นถ้าเราหาข้อมูลเพิ่มเติมไว้อีก “Information is the key” “รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง” คำกล่าวคลาสสิกที่เป็นจริงที่สุด เราอาจจะทำความเข้าใจในบริษัทเพิ่มขึ้น โดยการเข้าไปในเว็บไซต์บริษัท ทำความเข้าใจโครงสร้างบริษัท ลักษณะธุรกิจ ภารกิจ วิสัยทัศน์ ศึกษาวงกว้างออกไปในลักษณะของภาพรวมอุตสาหกรรม มีบริษัทใดอื่น ที่เป็นคู่แข่ง หรือพันธมิตร มีความท้าทายอะไรใหม่ๆ ที่บริษัทกำลังเผชิญ และสามารถพัฒนาขีดความสามารถของบริษัทในด้านใดบ้าง และทั้งหมดนั้น เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่เรากำลังจะไปสมัครอย่างไรบ้าง 

ในทางปฏิบัติ นอกจากจะสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์บริษัทแล้ว ยังสามารถอ่านได้จากรายงานประจำปีของบริษัท โปรไฟล์บริษัท ฯลฯ และถ้าสามารถ Google หาข้อมูลเพิ่มเติม ข่าวคราว หรือรีวิวใดๆ เกี่ยวกับบริษัทหรือตำแหน่งนั้นได้ ยิ่งจะทำให้พื้นฐานเราแน่นยิ่งขึ้น หรืออีกช่องทางหนึ่งที่น่าสนใจคือ การสอบถามกับคนที่ทำงานในบริษัทนั้นๆ (เพื่อน คนรู้จัก รุ่นพี่ รุ่นน้อง ฯลฯ) เพราะจะได้ข้อมูลที่อินไซต์ insight และวงในสุดๆ  

CV/Resume ต้องเสร็จก่อน ขั้นตอนการเขียน Cover letter จดหมายปะหน้า

เป็นขั้นตอนโดยปกติมาตรฐานอยู่แล้ว คือต้องทำ CV หรือประวัติส่วนตัวให้เรียบร้อยก่อนที่จะเริ่มเขียนจดหมาย เพราะจดหมายปะหน้าถือเป็นจดหมายที่เชิญชวนให้ผู้อ่านพิจารณา CV/Resume ของผู้สมัครด้วย  จริงอยู่ว่าจดหมาย Cover letter ไม่ควรเขียนซ้ำสิ่งที่อยู่ในเรซูเม่ แต่การที่เรามีเรซูเม่เราที่สำเร็จสมบูรณ์แล้ว จะทำให้เราสามารถวิเคราะห์ สังเคราะห์ จัดหมวดหมู่และจำแนกคุณสมบัติและความสามารถตนเอง เพื่อเปรียบเทียบกับคุณสมบัติที่ตำแหน่งงานต้องการได้ดีมากๆ โดยสามารถเลือกเขียนเน้นย้ำหรือให้น้ำหนักกับคุณสมบัติบางอย่างที่เหมาะสมกับตำแหน่งหรือสิ่งที่บริษัทต้องการ

พูดง่ายๆ คือต้องเขียนจดหมายให้สอดคล้องหรือ “ล้อไปกับเรซูเม่” ของเรานั่นเอง  และต้องคำนึงเสมอว่าจดหมาย Cover letter คือ “โอกาสในการอธิบายเพิ่มเติม” ถึงสิ่งที่ไม่สามารถเขียนในเรซูเม่ได้หมด เพราะฉะนั้นเอกสารทั้ง CV/Resume และ Cover letter ต้องมีความสอดคล้องกันเสมอ และจำเป็นที่ต้องเริ่มที่ CV/Resume ก่อนทุกครั้ง 

เริ่มลงมือร่างจดหมาย Cover letter (Outlining & Drafting)

เมื่อผ่านขั้นตอนต่างๆ ที่กล่าวมาแล้ว จึงสามารถเริ่มร่างจดหมายได้ โดยควรเริ่มด้วยการเรียงลำดับองค์ประกอบสำคัญด้านเนื้อหาก่อน แล้วทำโครงร่างจดหมาย (Outline) อย่าเริ่มด้วยการจัดรูปแบบจดหมายหรือหัวกระดาษเพราะสิ่งนั้นควรทำทีหลังสุด  

เมื่อร่างองค์ประกอบสำคัญเป็นหัวข้อหลักแล้ว สามารถเริ่มใส่รายละเอียด คุณสมบัติ ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง แนวคิด ทัศนคติต่อประเด็นต่างๆ ของเราในหัวข้อใหญ่ที่ใส่ไว้ โดยดู CV/Resume ที่เราทำเสร็จสมบูรณ์แล้วมาประกอบ พยายามคิดถึงว่าเราจะสามารถทำงานในตำแหน่งนั้นหรือรับผิดชอบงานนั้นได้อย่างไรบ้าง อะไรคือจุดแข็งของเรา  โดยขั้นตอนนี้ พยายามเขียนภาษาอังกฤษง่ายๆ ด้วยประโยคง่ายๆ อย่าซับซ้อน โดยไม่ต้องคำนึงถึงข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ การสะกด หรือการใช้คำมากนัก พยายามร่างเพื่อนำเสนอความคิดเบื้องต้นของเราให้ได้ก่อน

จัดรูปแบบ (formatting)

การจัดรูปแบบจดหมาย หมายถึงการจัดรูปแบบจดหมายให้เป็นมาตรฐาน ให้มีความ “น่าอ่านและอ่านง่าย” โดยสิ่งที่ต้องคำนึงในการจัดรูปแบบ ได้แก่ รูปแบบตัวหนังสือ ขนาดตัวหนังสือ การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัด ระยะขอบ หัวกระดาษ การวางที่อยู่ ที่ติดต่อ วันที่ ฯลฯ

การจัดรูปแบบไม่มีตายตัว ไม่มีการบังคับว่าต้องว่างอะไรไว้ที่ไหน ระยะห่างเท่าไหร่ จัดไว้ซ้ายหรือขวา แต่ให้ดูความเหมาะสม โดยให้คำนึงว่า ผู้อ่านสามารถอ่านได้ง่ายหรือไม่ เพราะจุดประสงค์หลักในการจัดรูปแบบคือการทำให้ผู้อ่านอ่านได้สะดวกที่สุด เพื่อดึงสมาธิและความสนใจของผู้อ่านให้อ่านเอกสารเราจนจบได้ ไว้ในตอนหน้าจะนำเสนอเรื่องการจัดรูปแบบ Cover letter แบบลงรายละเอียด

เกลาภาษา ตรวจสอบข้อผิดพลาดก่อนส่ง (Recheck & Review)

ขั้นตอนนี้สำคัญไม่แพ้ขั้นตอนใด หลายคนมักจะมองข้ามขั้นตอนนี้ เพราะอาจจะมีข้อจำกัดด้านเวลาส่งเอกสารหรืออาจจะมีความมั่นใจมากเกินไป แต่จำไว้ว่า แม้แต่นักภาษา นักเขียน นักแปลมืออาชีพยังต้องมีการตรวจแก้ภาษาก่อนส่งงานทุกครั้ง  แล้วเราคนธรรมดาจะมองข้ามจุดนี้ไปได้อย่างไร

ขอเน้นว่าขั้นตอนนี้สำคัญมาก โดยอาจจะเริ่มที่การอ่านเนื้อหาจดหมายที่เราร่างมา ว่ามีองค์ประกอบและเนื้อหาดีแล้วหรือยัง เหมาะสมหรือไม่ มีเหตุผลที่หนักแน่นเพียงใด สามารถสื่อสารได้ตรงประเด็น สื่อให้เห็นคุณสมบัติผู้สมัครที่สอดคล้องกับตำแหน่งงานที่สมัครเพียงใด อาจจะให้ผู้อื่นช่วยอ่านหรือช่วยตรวจสอบเพื่อความมั่นใจยิ่งขึ้น  เมื่อดูเนื้อหาแล้วก็ต้องเรื่องภาษาได้แก่ ความถูกต้องทางไวยากรณ์ การสะกด การใช้คำศัพท์ ฯลฯ ระวัง “พิมพ์ผิด ชีวิตเปลี่ยน” หรือ “ใช้คำผิด ความหมายเพี้ยน”  จากนั้นก็ดูความถูกต้องของข้อมูล เช่น ชื่อผู้จัดการ ชื่อฝ่ายรับสมัคร ชื่อบริษัท ที่อยู่ ชื่อ ที่ติดต่อต่างๆ ของผู้สมัครเอง ฯลฯ  และปิดท้ายด้วยการดูการจัดรูปแบบว่า “น่าอ่านหรืออ่านง่าย” หรือไม่ 

ขอสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับ ขั้นตอนการเขียน Cover letter ภาษาอังกฤษ คือ ต้องเริ่มที่การทำความเข้าใจตำแหน่งงานนั้นและหาข้อมูลบริษัทให้ดี จากนั้นจึงทำ CV/Resume เพื่อใช้ข้อมูลประกอบ ให้สามารถเริ่มร่างจดหมาย Cover letter ได้ โดยการวิเคราะห์คุณสมบัติและจัดองค์ประกอบเนื้อหาให้จดหมาย  แล้วจึงเริ่มดูการจัดรูปแบบ และปิดท้ายด้วยการตรวจสอบภาษาและข้อผิดพลาดก่อนส่ง โดยคำนึงถึงข้อควรระวังในการเขียน Cover letter ทุกครั้ง

เรียบเรียงโดย PWK Translation – All Rights Reserved

ถ้าใครอยากปรึกษาเรื่องเอกสารสมัครงาน สมัครเรียน CV Resume ประวัติส่วนตัว Cover letter จดหมายปะหน้าสมัครงาน ปรึกษาเราได้นะ! 

CV, Resume, Cover letter, Autobiography ประวัติส่วนตัว สมัครเรียนต่อ

CV, Resume, Profile, Cover letter ประวัติส่วนตัว สมัครงาน ฝึกงาน

ฝากติดตาม Facebook เราหน่อย https://www.facebook.com/pwktranslation/