ข้อควรระวังในจดหมาย LOR และ Reference สมัครงาน สมัครเรียน

ข้อควรระวังในจดหมาย LOR หรือ letter of Recommendation – ในการทำจดหมาย LOR/Reference ส่งสมัครงานหรือสมัครเรียนแต่ละครั้ง มีสิ่งที่ต้องคำนึงทั้งขณะเขียนและตรวจสอบก่อนส่งเอกสารทุกครั้ง และต่อไปนี้คือข้อควรระวังเบื้องต้นในการทำ LOR

ระวังการจัดรูปแบบหรือฟอร์แมต Format 

อย่างที่บอกในตอน “ควรเขียนอะไรใน LOR” ว่าจริงๆ แล้วบริษัทหรือสถาบันการศึกษาโดยทั่วไปที่เปิดรับสมัคร มักไม่มีรูปแบบจดหมายที่ตายตัว หรือไม่ค่อยเข้มงวดเรื่องการจัดรูปแบบ(format) จดหมายเท่าไหร่นัก แต่ “ย่อมมีข้อยกเว้นเสมอ” บางสถาบันหรือบริษัทจะมีแบบฟอร์มจดหมายแนะนำ LOR/Reference เป็นของต้นโดยเฉพาะ บางครั้งเป็นรูปแบบแบบฟอร์มจดหมายปกติ แต่บางครั้งก็เป็นลักษณะการถามคำถาม เหมือนตอบข้อสอบเลยทีเดียว ส่วนมากมักจะมีเป็นไฟล์ให้ดาวน์โหลดหรือบางครั้งก็ให้กรอกออนไลน์เลย  ผู้สมัครควรตรวจสอบในเว็บไซต์ที่สมัครงานหรือสมัครเรียนให้ดี ดูเงื่อนไขหรือข้อกำหนดอย่างละเอียด ถ้าหากไม่แน่ใจจริงๆ ว่าใช้แบบฟอร์มไหน ก็สามารถโทรไปถาม HR หรือฝ่ายรับสมัครของบริษัทหรือสถาบันได้ (ไม่ต้องกลัวโดนหักคะแนน  ชัวร์ก่อนดีกว่าพลาด)  

ไม่ว่าจะด้วยการจัดรูปแบบไหน ก่อนส่งเอกสารลองตรวจสอบ “ความน่าอ่าน” Readability ได้แก่ ขนาดตัวหนังสือ(ฟ้อนต์) ระยะห่างระหว่างบรรทัด การจัดพารากราฟ แนวตัวหนังสือที่เท่ากัน ฯลฯ  ถ้าประเภทที่มาแบบตัวเล็กเกิน ตัวหนังสือติดกันมาเป็นพรืดจนกรรมการต้องกุมขมับ บอกเลยว่ามีปัญหาแน่ๆ

ระวังข้อมูลติดต่อ Recommender ตกหล่น

หลายครั้ง LOR ผิดพลาดมักจะลืมใส่ข้อมูลตรงนี้ ทั้งที่เป็นส่วนสำคัญมาก ข้อมูลติดต่อผู้ลงชื่อจดหมาย (Recommender) ก็รวมถึงชื่อ-สกุล ที่อยู่ หน่วยงาน ตำแหน่งปัจจุบัน เบอร์โทรศัพท์ อีเมลหรือที่ติดต่อที่ใช้ได้จริง ซึ่งจะทำให้ผู้อ่านมองเห็นทันทีว่าคนที่ลงชื่อจดหมายหรือคนที่เป็น Reference ให้เราคือใคร และที่สำคัญหลายๆ ครั้ง บริษัทหรือสถาบันจะมีการติดต่อผู้ลงชื่อจดหมายไปเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม 

ระวังขาดส่วนเกริ่นนำ

ในจดหมาย LOR ส่วนเกริ่นนำจำเป็นส่วนที่บอกว่าผู้เขียนจดหมายฉบับนี้ต้องการจะแนะนำใครให้กับตำแหน่งหรือหลักสูตรอะไร  โดยปกติผู้เขียนจะต้องเกริ่นแนะนำตัวเอง บอกความสัมพันธ์กับผู้สมัคร(เช่น เป็นหัวหน้างาน หรืออาจารย์วิชาอะไร รู้จักกันมากี่ปี เคยทำงานอะไรร่วมกัน) โดยควรระบุ “ชื่อ-สกุล” ของผู้สมัครเรียนหรือสมัครงานอย่างชัดเจน

ระวังข้อมูลที่เป็นเท็จหรือข้อมูลที่เกินจริง

หัวใจสำคัญของการเขียน LOR/Reference ไม่ใช่การเขียนให้ยาวและเล่าประสบการณ์ ความเก่งกาจทุกอย่างของผู้สมัคร จะทำให้ดูเกินจริง และทำให้เนื้อหายาวเกิน และกลับไม่น่าอ่าน ยกตัวอย่างถ้าต้องเล่าประสบการณ์ทั้งหมดของคนที่มีประสบการณ์ทำงาน 10 ปี กระดาษ 10 แผ่นก็คงเอาไม่อยู่ หลักสำคัญและถือเป็นหัวใจเลยคือ “การกล่าวถึงประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับโดยตรงกับสิ่งที่สมัคร” อาจจะเป็นการยกตัวอย่างแบบเฉพาะเจาะจงจากสิ่งที่เกิดขึ้นจริง โดยผู้สมัครเป็นผู้มีส่วนในความสำเร็จนั้นจริงๆ ถ้าเป็นโครงการที่มีความเฉพาะเจาะจงและเป็นที่สนใจของบริษัท/หลักสูตร ส่วนมากผู้อ่านจะหาข้อมูลเพิ่มเติมค่อนข้างละเอียด และตรงนี้แหละที่จะ “โป๊ะแตก” สำหรับใครที่ใส่ข้อมูลเท็จหรือโม้ไว้เกินจริง

ระวังเซอร์ไพรส์!

ระวังเซอร์ไพรส์ที่ว่าเนื้อความจดหมายแทนที่จะเขียนชื่นชมเรา สนับสนุนเราให้เข้ากับตำแหน่ง บางครั้งผู้สมัครอาจจะคาดไม่ถึงว่าจดหมาย LOR ของตนนั้นมีเนื้อหาไม่พึงประสงค์และบ่อนทำลาย เช่น การเขียน “แฉ” หรือ “ตำหนิ” หรือแม้กระทั่ง “เขียนวิจารณ์ตัวผู้สมัครในทางเสียหาย” แบบนี้รับรองว่ามีปัญหาในการสมัครเรียนหรือสมัครงานใหม่แน่ๆ เพราะฉะนั้นการเลือกผู้ลงชื่อจดหมาย Recommender/Reference นั้นมีส่วนสำคัญมาก ควรจะเลือกคนที่เค้ารู้จักเรา เคยทำงานร่วมกับเรา และรู้สึกว่าเขามีความชื่นชมตัวเราอยู่พอสมควร

ระวังข้อผิดพลาดด้านภาษา

ก่อนส่งจดหมาย LOR/Reference ตรวจสอบไวยากรณ์ การสะกด รูปแบบประโยค หรือความหมายของคำศัพท์ เช่น “การสะกดผิดชีวิตเปลี่ยน” ก็เกิดขึ้นให้เห็นค่อนข้างบ่อย หรือการใช้คำที่ไม่รู้ความหมายแน่ชัด ประเภท two-word verbs หรือ idioms หรือคำที่มีหลายความหมาย หากใช้ผิดบริบท(context) ก็ทำให้เข้าใจผิดได้ ก่อนส่งลองอ่านจดหมายดูสัก 2-3 ครั้ง หรือถ้ามีคนสนิทก็ให้เขาช่วยลองตรวจทานดูอีกครั้งก็ได้ ดังนั้นเขาจึงต้องมีการ ตรวจแก้ พิสูจน์อักษรยังไงหล่ะ ถ้าคิดไม่ออก ปรึกษาเราได้นะเรามีบริการตรวจแก้ พิสูจน์อักษร

ระวังข้อมูลผู้รับผิดพลาด

อันนี้ถึงจะเล็กน้อยบางทีก็ยากที่จะให้อภัย เช่น การใส่ชื่อ-สกุลผู้รับผิด ชื่อสถาบัน บริษัทหรือที่อยู่ผิด นอกจากจะทำให้บางทีจดหมายไม่ถึงแล้ว อาจจะทำให้ผู้อ่านไม่พอใจก็เป็นได้ เหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้งในกรณีที่ผู้สมัครสมัครหลายสถาบันหรือสมัครหลายบริษัทพร้อมกัน บางลืมเปลี่ยนชื่อสถาบันหรือชื่อหลักสูตร ทำเอาคนอ่านงงว่าสมัครอะไรกันแน่

เราได้ทำความรู้จักกับ ข้อควรระวังในจดหมาย LOR / Reference เพราะฉะนั้นเมื่อเราขอให้ใครเขียนจดหมายให้ ถ้าเป็นไปได้ก็พยายามพูดคุย เจรจากับคนเขียนสักหน่อย และอย่าลืมตรวจเช็คองค์ประกอบต่างๆ ก่อนการส่งเอกสาร

เรียบเรียงโดย PWK Translation – All Rights Reserved

หากยังกังวล ปรึกษาฟรี! ให้มืออาชีพเขียนจดหมายแนะนำ LOR ให้คุณ พร้อมให้หัวหน้างานหรืออาจารย์ลงชื่อทันที

LOR Recommendation – Reference letter สมัครเรียนต่อ

LOR Recommendation – Reference letter สมัครงาน ฝึกงาน