ควรเขียนอะไรใน Cover letter องค์ประกอบของจดหมายปะหน้าสมัครงาน

ควรเขียนอะไรใน Cover letter – ไม่ว่าจะสมัครงานอะไร ในองค์กร หรือบริษัทไหน เราจำเป็นที่จะต้องส่งเอกสารสำคัญหลายอย่าง โดยเฉพาะประวัติส่วนตัว เรซูเม่หรือซีวี (CV / Resume) และจดหมายปะหน้า (Cover letter) หรือแม้กระทั่งการสมัครเรียนต่อในบางหลักสูตร ก็มีการร้องขอจดหมายนี้จากผู้สมัครเช่นกัน ซึ่งบางทีก็เรียกกันว่า Motivation letter นั่นเอง

ในตอนที่แล้ว เคยนำเสนอ วิธีการเขียน CV และองค์ประกอบ เบื้องต้นไว้แล้ว ครั้งนี้จะมาลงรายละเอียดเรื่ององค์ประกอบของ “จดหมายปะหน้า” หรือ “Cover letter” กันเสียหน่อย เพราะเป็นเอกสารที่ต้องส่งควบคู่กับประวัติส่วนตัว หรือเรซูเม่ เสมอ โดยเราจะพูดถึงองค์ประกอบด้านเนื้อหาเป็นหลัก เพราะมีส่วนสำคัญที่สุดในการสื่อสารที่ตรงประเด็นและแสดงว่าเราเข้าใจในตำแหน่งงานนั้นๆ เพียงใด โดยจะยังไม่ลงรายละเอียดเรื่องการจัดรูปแบบ

องค์ประกอบหลัก จดหมายปะหน้า Cover letter ควรมีเนื้อหาอะไรบ้าง

ส่วนที่ 1 เรามาสมัครงานตำแหน่งอะไร 

ในส่วนแรกสุด ควรกล่าวให้ชัดเจนเลยว่ากำลังเขียนจดหมายฉบับนี้ขึ้นเพื่ออะไร ต้องการสมัครงานในตำแหน่งอะไร และทราบข่าวเกี่ยวกับการรับสมัครงานตำแหน่งนี้จากที่ไหน (โดยอาจจะเพิ่มประโยคที่แนะนำย่อๆ ว่าทำไมสนใจสมัครงานตำแหน่งนี้ ณ ตอนนี้ด้วยก็ได้)

หมายความว่า ในส่วนแรกนี้ ให้ถือเป็นการนำเสนอเบื้องต้น (introduction) ให้คนอ่านทราบว่า จดหมายปะหน้าฉบับนี้มีจุดประสงค์อะไร และมีที่มาอย่างไรนั่นเอง

ส่วนที่ 2 ทำไมถึงคิดว่าเราเหมาะกับตำแหน่งนี้ 

ในส่วนถัดมา เป็นการพูดถึงคุณสมบัติเราที่เหมาะสมและเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานนั้นๆ นั่นเอง เราอาจจะพูดถึงว่า “ความสามารถเราเหมาะกับบริษัทอย่างไร” เราจะใช้ความรู้ ความสามารถ ทักษะและประสบการณ์ด้านไหนในการรับผิดชอบตำแหน่งงานนั้น แสดงให้เห็นว่าเราเข้าใจ Job description อย่างไร โดยเราไม่จำเป็นต้องเขียนเล่าประสบการณ์ทุกอย่างในชีวิต ไม่จำเป็นต้องเล่าความสำเร็จทุกอย่าง และไม่ควรเขียนที่พื้นๆ ทั่วไปที่เราเขียนไว้ใน CV/Resume ของเราอยู่แล้ว เพราะนั่นจะทำให้จดหมายของเรายาวและน่าเบื่อ แต่ต้องเลือกเขียนเฉพาะประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องจริงๆ เท่านั้น

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต้องเน้นว่าจุดเด่น จุดแข็งของเราคืออะไร  เพื่อให้ผู้อ่านหรือกรรมการคัดเลือกเห็นความแตกต่างของเรา ท่ามกลางโปรไฟล์ผู้สมัครที่หลากหลาย

ส่วนที่ 3 เป้ามายในการทำงาน 

ในส่วนนี้ เป็นอีกส่วนที่ต้องแสดงให้เห็นว่าเรามีความเข้าใจในหน้าที่รับผิดชอบและจุดประสงค์ของตำแหน่งงานนั้นเพียงใด โดยการเขียนแสดงความตั้งใจและมั่นใจ ในความสามารถของเราในการรับผิดชอบในหน้าที่ที่จำเป็นได้ และสามารถเสนอแนวคิด ทัศนคติ วิสัยทัศน์ หรือแนวทางใหม่ๆ ที่ช่วยส่งเสริมความสำเร็จของแผนกหรือบริษัท อาจจะแสดงทัศนคติหรือแนวคิดโครงการใหม่ๆ ที่น่าสนใจ หรืออาจจะยกตัวอย่างโครงการที่เราคิดไว้ สำหรับบริษัทโดยเฉพาะ ฯลฯ

ส่วนนี้ถือเป็นส่วนสำคัญอย่างมาก เราต้องเข้าใจสิ่งที่บริษัทต้องการจริงๆ เพราะแต่ละตำแหน่งต้องการคุณสมบัติที่ต่างกัน บางตำแหน่งต้องการความคิดสร้างสรรค์ หรือบางทีก็ต้องการความอดทน ความสามารถในการทำงานเป็นทีม ฯลฯ  และผู้กรรมการคัดเลือกหรือบริหารหลายครั้ง ก็จะพยายามอ่านความคิด ทัศนคติหรือแนวคิดของผู้สมัครล่วงหน้าผ่านจดหมาย Cover letter นี่เอง

ส่วนที่ 4 ขอบคุณและขอโอกาสเข้าสัมภาษณ์

ส่วนสุดท้าย นับว่าเป็นส่วนปิดท้าย ในส่วนนี้เราอาจจะสรุปเนื้อหาทั้งหมด อย่าลืมขอขอบคุณผู้อ่าน ที่สละเวลาอ่านจดหมายและพิจารณาเอกสารของเรา แจ้งให้ทราบว่าเรารอคำตอบอย่างใจจดใจจ่อและพร้อมที่จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมเสมอเพื่อแสดงให้เห็นความกระตือรือร้นและความพร้อมในการเริ่มงานตามที่บริษัทต้องการ โดยอาจย้ำเตือนผู้อ่านอีกครั้งว่าเราแนบเอกสารอื่นๆ อะไรบ้าง มาเพื่อประกอบการพิจารณา หรือเสนอช่องทางติดต่อต่างๆ ทั้งเบอร์โทร อีเมล ฯลฯ รวมถึงแสดงความต้องการที่จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมผ่านช่องทางการสัมภาษณ์ด้วยเช่นกัน (เพราะจุดประสงค์ของจดหมายคือการได้รับเรียกเข้าสัมภาษณ์งาน)

โดยสรุป ควรเขียนอะไรใน Cover Letter บ้าง?

ก็เนื้อหาหลักๆ คือ ส่วนนำที่ระบุจุดประสงค์ว่าสมัครตำแหน่งอะไร ทราบข่าวจากที่ไหน จากนั้นก็อธิบายคุณสมบัติและปูมิหลังและจุดเด่นของผู้สมัคร และต่อมาส่วนที่ระบุเป้าหมายในการทำงาน ปิดท้ายด้วยการขอบคุณและขอโอกาสสัมภาษณ์ ในการเขียนก็ไม่มีรูปแบบประโยคตายตัว แล้วแต่เทคนิคและประสบการณ์ของผู้เขียนว่าจะเขียนออกมาสื่อสารได้ตรงประเด็นขนาดไหน

ข้อสำคัญในการเขียนจดหมาย หรือทำเอกสารสมัครงานคือผู้เขียนต้องมีความเข้าใจในตำแหน่งอย่างถ่องแท้และสามารถเชื่อมโยง เข้าใจคุณสมบัติของผู้สมัครส่วนที่เกี่ยวข้องและเป็นจุดแข็งได้อย่างดี ในคราวหน้าจะเริ่มเอาตัวอย่างวิธีการเขียนจดหมายแต่ละขั้นตอนมานำเสนอ อย่าลืมติดตาม

ในการเขียนก็อย่าลืมศึกษา ข้อควรระวังในการเขียนจดหมายปะหน้า และต้องเรียนรู้และคำนึงถึงความสำคัญและหน้าที่ของ Cover letter ไว้เสมอด้วย

เรียบเรียงโดย PWK Translation – All Rights Reserved

ถ้าใครอยากปรึกษาเรื่องเอกสารสมัครงาน สมัครเรียน CV Resume ประวัติส่วนตัว Cover letter จดหมายปะหน้าสมัครงาน ปรึกษาเราได้นะ! 

CV, Resume, Cover letter, Autobiography ประวัติส่วนตัว สมัครเรียนต่อ

CV, Resume, Profile, Cover letter ประวัติส่วนตัว สมัครงาน ฝึกงาน
ฝากติดตาม Facebook เราหน่อย https://www.facebook.com/pwktranslation/