ตัวอย่างวิธีเขียน Cover letter จดหมายสมัครงานแบบ Step by Step

ตัวอย่างวิธีเขียน Cover letter จดหมายสมัครงาน – จากตอนก่อนหน้าที่นำเสนอความรู้เกี่ยวกับจดหมายปะหน้า Cover letter สมัครงาน สมัครเรียนแบบต่างๆ รวมถึงองค์ประกอบสำคัญ ขั้นตอนการเตรียมเขียนและวิธีการเขียนจดหมายปะหน้าเบื้องต้น ในตอนนี้เราขอนำเสนอตัวอย่างวิธีการเขียน Cover letter ของจริง แบบ step by step ซึ่งจะรวมประโยคและตัวอย่างที่ใช้จริงในแต่ละส่วนของจดหมาย โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้ต่อได้ในจดหมายของคุณเอง

ขอแนะนำว่าใครยังไม่อ่านบทความตอนก่อนหน้าใน series ของ Cover Letter (จดหมายปะหน้า) ให้กลับไปย้อนอ่านก่อน

• ขั้นตอนการเขียน Cover letter ภาษาอังกฤษ วิธีการเขียนจดหมายปะหน้าสมัครงาน
• ควรเขียนอะไรใน Cover letter องค์ประกอบของจดหมายปะหน้าสมัครงาน
• ข้อควรระวังในการเขียน Cover Letter จดหมายปะหน้าสมัครงาน สมัครเรียน
• Cover letter คืออะไร สำคัญอย่างไร จดหมายปะหน้าสมัครงาน สมัครเรียนต่อ

และขอทำความเข้าใจอีกครั้งว่าจดหมายปะหน้า Cover Letter ที่กำลังพูดถึงนี้ หมายถึง

จดหมายหรือเอกสารที่ต้องส่งควบคู่กับ CV/Resume ในการสมัครงานทุกครั้ง ซึ่งปัจจุบันมีรูปแบบที่เป็นจดหมายทางการ และแบบอีเมล email เป็นจดหมายที่มีส่วนสำคัญมาก มีหน้าที่ดึงความสนใจจากผู้อ่านและเชิญชวนให้ผู้อ่านพิจารณาคุณสมบัติเรา(พิจารณาสิ่งที่อยู่ใน CV ของเรา) 

ดังนั้น การเขียนจดหมายปะหน้า “ไม่ใช่” การนำสิ่งที่อยู่ใน CV/Resume มาเขียนซ้ำ แต่ต้องเป็นการขยายความจากสิ่งที่เขียนไว้ใน CV ซึ่งเป็นเนื้อหาในจดหมายปะหน้า Cover letter จะเป็นส่วนส่งเสริมให้ผู้อ่านมีความเข้าใจคุณสมบัติและมองเห็นจุดแข็งของผู้สมัครมากขึ้น หรือที่เขาเรียกว่าความหมายที่ถูกซ่อนไว้ระหว่างบรรทัด “Meaning between the lines” นั่นเอง

เรื่องของรูปแบบของ Cover Letter 

จดหมายปะหน้าในรูปแบบสากลจริงๆ ไม่มีกำหนดรูปแบบตายตัวในเรื่องการจัดวางหรือการจัดรูปแบบใดๆ โดยเฉพาะรูปแบบตัวอักษร ขนาดฟ้อนต์ ก็ดูเอาตามความเหมาะสม ยึดหลัก “ความน่าอ่าน” ให้ผู้อ่านสามารถ “อ่านง่าย เข้าใจง่าย”

เรามาเริ่มเขียนจดหมายกันเถอะ ตัวอย่างวิธีเขียน Cover letter 

1. ส่วนหัวจดหมาย Cover letter

ในจดหมายปกติสากล คือก่อนเริ่มเนื้อหาจริงๆ ควรมี ชื่อ ที่อยู่ ที่ติดต่อ ของผู้ที่เราส่งจดหมายถึง และมี วันที่จดหมาย ระบุชัดเจน (Employer Contact / Recipient contact)

โดยในหลายครั้ง ถ้าเขียนในนามส่วนตัว ก็มักจะใส่ ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ที่ติดต่อของผู้เขียนจดหมายไว้บนสุดก่อน (Applicant Contact ) หรือถ้าเขียนในนามบริษัท ก็อาจจะอยู่ในรูปแบบของหัวกระดาษ (Heading) 

ตัวอย่าง

2. ส่วนเปิด Cover Letter หรือ Salutation

ส่วนเปิดจดหมาย ในหลายครั้งเราก็มักจะใส่หัวข้อหรือหัวเรื่องจดหมายก่อนเริ่ม เช่น

Subject: Application for the position of “Marketing Executive”

Ref: Your call for application for the position of “Process Engineer” at the department of Product Manufacturing

(อันนี้ไม่ใช่การบอกหัวเรื่องหรือหัวข้อจดหมายตรงๆ แต่เป็นกล่าวอ้างอิงถึงเอกสารหรือจดหมายก่อนหน้า เช่น อ้างอิงถึงประกาศรับสมัครงานของบริษัทคุณ)

ต่อมาเป็นส่วนกล่าวทักทาย มีหลากหลายรูปแบบ ที่เห็นกันบ่อยๆ ก็มี  

Dear Sir or Madam,
To whom it may concern,

หากเรารู้ชื่อผู้ที่เราติดต่อด้วย ก็นิยมใส่ Dear ตามด้วยชื่อ-สกุลจริงไปได้เลย พร้อมตำแหน่ง ตัวอย่าง
Dear Mr Smith,
Dear Ms. Somsri Rungrueng, Head of HR Department,

หรือถ้าไม่รู้ชื่อผู้ติดต่อด้วยก็ใส่ชื่อตำแหน่ง หรือ แค่ชื่อหน่วยหรือแผนกที่ดูแลรับผิดชอบการสมัครได้เลย เช่น
Dear HR Director,
Dear HR Department/ Dear Recruitment Department,

หรือในบริษัทเล็ก ถ้ารู้ว่าเจ้าของหรือผู้จัดการมารับสมัครเองก็ Dear CEO/ Dear President/ Dear General Manager ได้เลย

** ตัวอย่างดูในหัวข้อ 1 ด้านบน

หลักการสำคัญง่ายๆ คือรู้ว่าเรากำลังสื่อสารถึงใคร  ถ้าหากถามว่าจะรู้ได้อย่างไรว่าเราควรใส่ชื่อใครหรือแผนกไหน ก็ให้ไปดูในประกาศรับสมัครงาน ในเว็บไซต์รับสมัคร หรือในเว็บไซต์บริษัท ปกติในทุกประกาศรับสมัครงาน จะมีข้อมูลผู้ติดต่อหรือแผนกที่รับผิดชอบการสมัครอยู่เสมอ  ผู้สมัครต้องตรวจสอบให้ดี เป็นบททดสอบแรกว่าเราทำการบ้านมาดีหรือไม่ 

ระวัง! อย่าสื่อสารผิด เช่น ในประกาศระบุว่าให้ส่งจดหมาย Cover letter, Resume/CV ไปหาฝ่ายบุคคล HR Department แต่ถ้าเราไป Dear President ประธานบริษัทเลย รับรองว่านี่จะไม่สร้างความประทับใจแรก(First impression) สำหรับผู้อ่านแน่นอน 

3. เริ่มเนื้อความจดหมายด้วยส่วน Introduction (หรือบางครั้งเรียก Opening paragraph) 

ซึ่งอันนี้อาจจะเป็นย่อหน้าแรกของ Cover letter ของคุณ  คือการบอกกล่าวแนะนำตัว แนะนำคร่าวๆ ว่าเราเขียนจดหมายฉบับนี้มาเพื่ออะไร แน่นอน ถ้าเพื่อการสมัครงานก็บอกตำแหน่งงานที่คุณสมัคร พร้อมบอกแหล่งที่คุณพบกับประกาศรับสมัครงานนั้น เช่น อาจจะระบุเว็บไซต์ หรือหนังสือพิมพ์หรือนิตยาสารฉบับใด แต่ยุคนี้น่าจะเป็นเว็บไซต์ โซเชียลมีเดียกันหมดแล้ว การระบุช่องทางที่พบประกาศรับสมัครที่ชัดเจน ทำให้ผู้อ่านมั่นใจว่าผู้สมัครได้รับข้อมูลมาจากแหล่งที่ถูกต้อง และแสดงให้เห็นว่าผู้สมัครสมัครตำแหน่งนี้ด้วยความตั้งใจ ตามจุดประสงค์ของบริษัท 

นอกจากนี้ ก่อนจบพารากราฟอาจจะมี Thesis statement เป็นประโยคเด็ดที่เชิญชวนให้ผู้อ่าน อ่านเนื้อความเราต่อไป ประมาณข้อความสั้น โฆษณาตัวเอง ภายใน 1-2  ประโยค  เช่น

I am writing this with regards to [content writer] position advertised on [website]. I am very interested in the position. I’m attaching my resume and my portfolio with this mail to guarantee you that my qualification meets the company’s expectation.

I’m writing to express my interest in the editorial assistant position listed on Monster.com. Given my five years of editorial experience and excellent capabilities, I would appreciate your consideration for this position.

I was excited to read about the administrative assistant job opening at XYZ company. I have several years of administrative experience in a variety of fields, including insurance and finance.

4. Middle paragraph (พารากราฟ 2) เริ่มบอกว่าเรามีประสบการณ์ที่ตรงกับหลักสูตรหรือตำแหน่งงานที่สมัครอย่างไร 

ลองตอบคำถาม Tell why you are the best candidate for this job ส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญของ Cover letter ของคุณที่จะแสดงให้เห็น จุดแข็ง ทักษะ ประสบการณ์ของเราที่สามารถเชื่อมโยงกับเนื้องานในตำแหน่งงานที่สมัคร หรือแสดงให้เห็นว่าตัวผู้สมัครมีคุณสมบัติ (Qualifications) ที่สอดคล้องกับสิ่งที่บริษัทและตำแหน่งนั้นต้องการ (Requirements) โดยปกติก็มักจะกล่าวถึงประสบการณ์การศึกษา การทำงาน ฝึกงาน ผลงานทางวิชาการ โปรเจค การฝึกอบรม กิจกรรมต่างๆ ทั้งในและนอกหลักสูตร และกล่าวถึงทักษะที่เราสามารถทำได้และยกตัวอย่างประสบการณ์เหล่านั้นให้ชัดเจน โดยยึดหลักสำคัญคือ

เลือกกล่าวถึงเฉพาะประสบการณ์ ทักษะที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งเท่านั้น!  ไม่จำเป็นต้องเขียนประสบการณ์ทุกอย่างในชีวิต เพราะเราไม่สามารถบรรยายได้หมดภายใน 1-2 พารากราฟแน่นอน แม้ในความเป็นจริงคุณจะเป็นคนเก่ง ประสบการณ์มากมายขนาดไหน  ให้เลือกที่เด็ดๆ ที่สุดมา 1-2 อย่างเท่านั้น

4.1 ถ้าไม่มีประสบการณ์ทำงาน ก็ควรจะเน้นพูดถึงวิชาที่เรียนมา ประสบการณ์ฝึกงาน ฝึกอบรมที่เกี่ยวข้อง เช่น

During my Computational Modeling course, I have gained research and analytical skills through the simulation of math models with diverse computer tools and programming languages such as R, Python or C, and I am certain that I will be able to apply this knowledge to the position XXX, particularly the tasks related to research and analytics at your company.

After reading the requirements, I believe I would be an excellent fit for the management position. I’ve spent the past three years as an assistant manager of a small convenience store, while finishing my bachelor’s degree. This job has given me the opportunity to manage employees as well as work with the general public. In addition, I have a background in textiles and recently graduated with a Bachelor of Fine Arts from Western State University, with a minor in business and marketing. (พูดถึงงานพาร์ทไทม์ระหว่างเรียน)

หรือจะเติมแบบไกด์ไลน์ประมาณนี้ก็ได้ เช่น

My degree course has prepared me well for this position. During my [dissertation/project], I was required to do a lot of independent research, which required self-motivation, and the ability to organise and work on a long term project. In particular, [module] has helped prepare me by [talk about skills gained].

4.2 ถ้ามีประสบการณ์ทำงานที่ตรงสายมา ก็จัดเต็มไปเลย เช่น

In the project XXX in 2019 at my previous company, I had a chance to manage a team of 20 staff, in creating a digital PR campaign for the company’s new product lines. In managing this project, I took a leading role in market research, visual PR material creation, source of manpowers for field surveys as well as  budget control. We smoothly achieved the project plan and successfully exceeded the estimated targets, and created a major impact on the company’s sales growth of 2020.  Thus, I will certainly be reliable in handling this kind of task along with my new marketing position at your company.

In your job posting, you mention that you want to hire a Social Media Manager who understands the Internet and social media trends. During my time at Young Living, I was given the responsibility of increasing follower numbers on Instagram. I explained to my manager that I would be happy to do so and that I would also work hard to increase follower participation because engagement has become an important metric.

In my five-year career as a paralegal, I have honed my legal research and writing skills, and the attorneys I’ve worked with have complimented me on my command of case law and litigation support. Spiegel Law Firm’s 20 years in practice proves that the firm has strong values and excellent attorneys, which is why I want to be a part of the Spiegel Law Firm team. I currently serve as a paralegal for Chandler LLC, where I work closely with the partners on a number of high-priority cases. During my time here, I implemented a new calendar system that ensures timely filing of court papers. This system has prevented missed deadlines and allowed for better organization of internal and client meetings.

หรือจะเติมแบบไกด์ไลน์ประมาณนี้

In addition, I have worked at [company], as [role]. This role required [discuss skills]. In particular, [highlight one example of a specific event/project/incident that required certain skills and what you did].

5. Closing Paragraph ของ Cover letter คือ ส่วนช่วยเน้นย้ำความมุ่งมั่นตั้งใจ

เป็นส่วนที่จะเน้นย้ำว่าเรา พร้อมทำงานร่วมกับเขาอย่างแท้จริง โดยปกติก็จะใส่ข้อมูล เช่น คุณสมบัติบุคลลิก นิสัย ความตั้งใจ ความเป็นผู้นำ ความมุ่งมั่น

หรือถ้ากรณีการสมัครบังคับให้ระบุเงินเดือนที่คาดหวัง เราก็อาจจะข้อมูลตรงนี้เลย(เป็นประโยคสั้นๆ)

และต้องมีประโยคที่ขอโอกาสสัมภาษณ์หรือพูดคุยเพิ่มเติมกับบริษัท  โดยอาจจะทิ้งที่ติดต่อช่องทางหลักไว้ เช่น อีเมล เบอร์โทร รวมถึงบอกช่วงเวลาที่เราสะดวกให้ติดต่อ 

ที่สำคัญ โดยเฉพาะกรณีที่บริษัทรับสมัครตำแหน่งงานอย่างเร่งด่วน เราอาจจะทิ้งไว้ด้วยว่าเราสะดวกเริ่มงานได้เมื่อไหร่ เพื่อให้บริษัทเห็นว่าเราพร้อมที่สุดและก็จะได้เข้าใจตรงกันทุกฝ่าย (ไม่เสียเวลา)

ตัวอย่างพารากราฟลงท้ายเพื่อจบ Cover letter

I’m attracted to this role, because [reasons] and I hope that I can demonstrate to you that I would be a good fit for this company, with my proven skills, commitment to the role, and enthusiasm to learn.

My expected salary is [xxx], which would of course be negotiable.

*ถ้าบริษัทให้ใส่เงินเดือนที่คาดหวังไว้ก็ใส่ไปตรงนี้เลย ถ้าบริษัทไม่ได้ระบุก็ไม่จำเป็น

I am available to start [when]. Please do get in touch if you have any questions,

I would love the opportunity to discuss how I can contribute to your legal team. Thank you in advance for your consideration, and I look forward to hearing from you.

I am confident that my experience in the Legislature and my research and writing skills qualify me for consideration. If you would like, I can provide you with current samples of my work. I have also enclosed my resume. I look forward to meeting with you and discussing my qualifications in more detail.

6. Complimentary close หรือลงท้ายจดหมาย 

จบ Cover letter ของคุณอย่างสุภาพ 

Yours sincerely, หรือ Sincerely yours, 

แบบนี้เป็นทางการและสุภาพที่สุดแล้ว  ใช้ได้ครอบคลุมทุกสถานการณ์  ถ้าแบบอื่นๆ จะมีรายละเอียดทีควรระวัง เช่น Regards, Best, Best regards, With best regards, Kind regards, Yours truly, Most sincerely, Respectfully, Respectfully yours

ตามด้วยลายเซ็นต์ (หรือลายเซ็นต์ดิจิตอล)

SIGNATURE
Ms./Mr. [first name last name],
Position (ตำแหน่งปัจจุบันถ้ามี)

ปัจจุบันหลายบริษัทก็ไม่เข้มงวดเรื่องลายเซ็นต์แล้ว อาจจะแค่พิมพ์ชื่อ นามสกุลเต็มลงท้ายได้เลย หรือถ้าจะให้ชัวร์สุดก็ใส่ลายเซ็นต์ดิจิตอลได้

ใต้ลายเซ็นต์ คือ ที่ติดต่อสำคัญ (ย้ำไปอีกรอบ)

Email: email@email.com, Tel.: 02 233 3333

หลักๆ คือ อีเมล เบอร์โทร เพราะเป็นช่องทางทางการสุดแล้ว ส่วนพวกโซเชียลมีเดีย ถ้ามันเยอะไปก็ไม่ต้องใส่ก็ได้ ให้เอาเฉพาะช่องทางที่เราใช้หลักๆ พอ เดี๋ยวคนอ่านสับสน

และล่างสุด คือ ส่วนที่แจ้งเอกสารแนบ (Enclosure) ย่อว่า Encl. เช่น

Encl. : CV, Transcript

จะบอกผู้อ่านว่าเอกสารที่ส่งมากับจดหมายฉบับนี้มีอะไรบ้าง หลักๆ มีแน่ๆ คือ CV

สรุปเค้าโครงการเขียนจดหมายจะได้ประมาณนี้

ตัวอย่างวิธีเขียน Cover letter 

ที่สำคัญที่สุดในการเขียนจดหมายคือเรื่องภาษา การสื่อความ ให้สื่อสารตรงประเด็น ระดับภาษาทางการ ใช้ภาษาถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ การสะกด การเลือกใช้คำ ฯลฯ เพราะจะแสดงให้เห็นความสามารถของผู้สมัครได้อย่างดี  

แล้วก็เรื่องระดับภาษา ใน Cover letter ควรใช้ภาษาระดับทางการ เรียบง่าย เพื่อส่งเสริมความเข้าใจของผู้อ่าน พยามใช้ simple sentences ไม่ใช่ compound/complex sentence ที่ซับซ้อนเกินไป การเลือกใช้คำศัพท์ให้ถูกต้องตามบริบท (word use) อย่าพยายามใช้คำศัพท์หรูหราจาก dictionary synonym หรือ thesaurus เพราะหลายครั้ง แม้ความหมายจะใกล้เคียงกัน แต่ใช้ในบริบทเดียวกันไม่ได้ เช่น หนึ่งใน synonym ของ “Bad” คือ “evil” ในประโยคที่ว่า “นี่คือคำตอบที่ผิด” เราไม่สามารถใช้คำว่า “This is an evil answer” ได้ ยังไงก็ต้องเป็น This is a bad answer. หรือประโยคที่ว่า “I am a motivated person. ฉันเป็นคนมุ่งมั่นตั้งใจ(มีแรงกระตุ้นอย่างแรงกล้า)” ก็ไม่สามารถถูกแทนด้วย “I am a galvanized person.ฉันเป็นคนที่ถูกกระตุ้น(โดยอะไรสักอย่าง)” ใช่คำศัพท์ดูเท่ แต่หลายครั้งมันไปด้วยกันในบริบทนี้ไม่ได้ ผู้อ่านทั่วไป(ที่ไม่ค่อยได้เห็นศัพท์อะไรพวกนี้เท่าไร) ย่อมไม่เข้าใจความหมายและพานให้เสียอารมณ์ไปอีก

หวังว่าผู้อ่านคงได้ความรู้ ตัวอย่างวิธีเขียน Cover letter  จดหมายปะหน้าภาคปฏิบัติกันแล้ว ที่เหลือก็ขอให้ฝึกเขียนบ่อยๆ ฝึกอ่าน(ประกาศรับสมัครงาน)ให้ละเอียด และฝึกคิดเชื่อมโยงคุณสมบัติเรากับตำแหน่งงานนั้นให้ดี  ลองจินตนาการว่าถ้าคุณเป็นนายจ้าง คุณจะประทับใจ คุณจะเชื่อมั่นที่จ้างผู้สมัครแบบนี้หรือไม่ 

ในตอนถัดๆ ไปจะหาเอาเทคนิค วิธีการอื่นๆ ที่เกี่ยวกับ Cover letter มาให้ เพราะจดหมายปะหน้านี้ถือเป็นเอกสารที่มีอิทธิพลสำคัญต่อหน้าที่การงาน และอนาคตของเรามากที่สุด 

หมายเหตุ ข้อความในบทความนี้บางส่วนซึ่งรวมถึงเนื้อหาจดหมาย ตัวอย่างรูปแบบจดหมาย เราได้เรียบเรียงมาจากแหล่งต่างๆ เพื่อให้เป็นวิทยาทานเท่านั้น หากต้องการนำไปใช้จริง ต้องมีการปรับเปลี่ยนภาษาให้ถูกต้อง เหมาะสมตามคุณสมบัติของตัวเอง ส่วนตัวอย่างจดหมายในแต่ละตำแหน่งก็สามารถหาได้เองตามแหล่งออนไลน์มากมาย หากไม่รู้จะเริ่มอย่างไร ก็ปรึกษามืออาชีพ PWK Translation ได้เลย

เรียบเรียงโดย PWK Translation – All Rights Reserved

ถ้าใครอยากปรึกษาเรื่องเอกสารสมัครงาน สมัครเรียน CV Resume ประวัติส่วนตัว Cover letter จดหมายปะหน้าสมัครงาน ปรึกษาเราได้นะ! 

CV, Resume, Profile, Cover letter ประวัติส่วนตัว สมัครงาน ฝึกงาน

ฝากติดตาม Facebook เราหน่อย https://www.facebook.com/pwktranslation/

SOURCES

Websites:

• resumeformat-2019.com
• zety.com
• www.thebalancecareers.com
• www.indeed.com/career-advice/

Books:

• How to Write a Cover Letter for Management and Administration Jobs, by  jobs.ac.uk
• How to Write CVs and Cover Letter, by LSE Careers
• Quick Resume and Cover Letter, JIST Eds (2011)
• Writing Effective Cover Letters, CDC Career Development Center, MACALESTER