ผู้อ่านคาดหวังอะไรจาก LOR Letter of Recommendation / Reference ?

ผู้อ่านคาดหวังอะไรจาก LOR – รู้หรือไม่ ทำไมเราต้องส่งจดหมาย LOR/Reference? สำหรับนักเรียน นักศึกษาที่กำลังสมัครศึกษาต่อทั้งในและต่างประเทศ หรือแม้กระทั่งการสมัครงาน หลายครั้งทางสถาบัน มหาวิทยาลัย หรือบริษัทที่เราสมัครงานนั้นต่างก็ขอจดหมายแนะนำ(จดหมายรับรอง) หรือ LOR หรือบางครั้งเรียกจดหมาย Reference แต่ทราบหรือไม่ว่าทำไมสถาบันหรือบริษัทต้องการจดหมายฉบับนี้ ผู้อ่านคาดวังอะไรจาก LOR?

ในตอนที่แล้วเราได้นำเสนอ

LOR คืออะไร? มารู้จักจดหมาย Letter of Recommendation หรือ Reference 

ควรเขียนอะไรใน LOR จดหมาย Letter of Recommendation / Reference

วันนี้เราจะขอนำเสนอมุมมองของผู้อ่านจดหมาย LOR/Reference กัน

ใครคือผู้อ่าน LOR/Reference?

ถ้าเป็นการสมัครงาน แน่นอนว่าด่านแรกที่เราต้องเจอฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ Human Resource (HR) ที่จะคอยคัดเลือกว่าเอกสารสมัครงานของเราครบหรือไม่ แต่ในบางตำแหน่ง(โดยเฉพาะในตำแหน่งสูงๆ) ของบางบริษัทอาจต้องมีการพึ่งพาข้อมูลผู้สมัครจากจดหมาย LOR เป็นหลัก เนื่องจกาเป็นตำแหน่งงานเฉพาะและต้องการคำยืนยันจากผู้มีประสบการณ์ในการทำงานร่วมกับผู้สมัครจริงๆ กรณีนี้อาจมีผู้บริหารบริษัทหรือหัวหน้าแผนกเป็นผู้พิจารณา LOR ด้วยเช่นกัน 

ถ้าเป็นการสมัครเรียนต่อต่างประเทศ เจ้าหน้าที่ คณะกรรมคัดเลือกหลักสูตร (Admission Commitee) จะเป็นผู้อ่าน พิจารณา LOR/Reference ของเราก่อนเป็นอันดับแรก และในบางหลักสูตรหรือถ้าหากเนื้อความจดหมายมีลักษณะเฉพาะ เช่น เจาะจงบางสาขาวิชา อาจจะมีอาจารย์หรือผู้เชี่ยวชาญประจำหลักสูตรช่วยอ่านพิจารณาอีกด้วย

สิ่งแรกที่ถูกมองหา?

ก่อนเข้าเนื้อหา ผู้อ่านจดหมาย LOR/Reference น่าจะมองหาองค์ประกอบของจดหมายที่ครบถ้วนก่อน ได้แก่ รูปแบบมาตรฐานที่อ่านง่ายสบายตา ข้อมูลผู้สมัคร(Applicant) และผู้ลงชื่อในจดหมาย(Recommender/Reference person) ผู้อ่านจะได้ทราบในเบื้องต้น อย่างรวดเร็วว่าจดหมายฉบับนี้เป็นของใคร เขียนโดยใครจากหน่วยงาน/สถาบันไหน มีตำแหน่งอะไร มีความสัมพันธ์อะไรกับผู้สมัคร และที่ติดต่อปัจจุบันที่ติดต่อได้ ฯลฯ ลองจินตนาการว่าจดหมายฉบับหนึ่งที่ไม่มีชื่อบริษัท/สถาบันและตำแหน่งของ Recommender สิ  ผู้อ่านต้องมานั่งเดาจากเนื้อความจดหมายที่บางครั้งก็ยาวและซับซ้อน ลองคิดดูเล่นๆ ว่าผู้อ่านLOR ของคุณจะหงุดหงิดขนาดไหน

ความสัมพันธ์ระหว่างผู้สมัครApplicant และผู้ลงชื่อจดหมาย Recommender

อย่างที่บอกไว้ในตอนที่แล้ว ในพารากราฟแรกของ LOR ควรเกริ่นนำอย่างชัดเจนว่าผู้เขียนคือใคร มีประสบการณ์อะไรที่เกี่ยวข้องกับผู้สมัคร เช่น ปัจจุบันเป็นหัวหน้าแผนกที่ผู้สมัครทำงานอยู่และเคยทำงานร่วมกันมามากกว่า 10 ปี  หรือเคยเป็นอาจารย์สอนวิชาอะไรให้ผู้สมัคร ที่สถาบันไหน ตั้งแต่ปีไหนถึงปีไหน ส่วนแรกนี้บางครั้งก็เป็นตัวตัดสินแล้วนะ เพราะ LOR บางฉบับไม่ได้เล่าเรื่องราวตรงนี้ไว้เลย ทำให้ผู้อ่านบางคนถึงกับวาง(โยนทิ้ง) ทันที

ความคาดหวังสูงสุดของผู้อ่าน LOR/Reference

หัวใจของจดหมายคือการยกตัวอย่างประสบการณ์ที่ผู้สมัครเรียนหรือสมัครงานเคยทำแล้วประสบผลสำเร็จ และ”ต้อง”เป็นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหลักสูตรที่สมัครเรียน หรือตำแหน่งงานที่สมัครในองค์กรใหม่  จะเห็นว่าในหลายครั้งจดหมาย LOR ไม่จำเป็นต้องยาวเลย แค่มีเนื้อความที่สั้น กระชับ เช้าใจง่าย “แต่ต้องตรงประเด็น” ต้องเป็นการยกตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงและชัดเจนถึงจะได้ผลดี เพราะบางครั้งการที่จะเขียนนำเสนอว่า “ผู้สมัครเป็นคนตั้งใจ” “ผู้สมัครเป็นคนนิสัยดี” “ผู้สมัครขยันขันแข็ง” มันออกจะดูธรรมดาไป เพราะใครๆ เขาก็เขียนแบบนี้ ยกตัวอย่างเช่น ผู้อ่านอยากรู้ว่า “ในโปรเจคไหน ผู้สมัครเคยมีบทบาทอะไร แล้วโครงการนั้นประสบความสำเร็จมากขนาดไหน โดยผู้สมัครมีส่วนร่วมในความสำเร็จนั้นมากขนาดไหน”  ส่วนนี้จะเป็นตัวตัดสินและช่วยสนับสนุนผู้สมัครเป็นอย่างดี ผู้เชี่ยวชาญในสาขาวิชาหรือ HR ก็จะมองเห็นภาพทันที “ปิ๊ง!” ว่าเราเคยมีประสบการณ์ตรงมาแล้ว!

ถือเป็น”ศาสตร์” และ “ศิลป์” ระหว่างผู้สมัครและผู้เขียนจดหมาย LOR/Reference

“ศิลป์”ที่ผู้สมัครต้องใช้ในการเจรจา พูดคุยกับผู้ลงชื่อจดหมาย Recommender ว่าจะให้เขียนประเด็นไหนดี ถึงจะแสดงความสามารถของผู้สมัครให้ตรงกับหลักสูตรและตำแหน่งงานที่สุด

 “ศาสตร์” คือผู้เขียนต้องมีการเขียนที่ถูกต้อง มีองค์ประกอบครบ ภาษาสวยงาม ง่ายและน่าอ่าน โดยไม่จำเป็นต้องใช้ภาษาที่เกินจริง พรรณาตามฉบับนวนิยายยุคคลาสสิค เพราะจะทำให้ผู้อ่าน “งง” เปล่าๆ  *คิดว่าผู้อ่าน LOR โดยทั่วไป ต้องการความเรียบง่ายแต่ถึงประเด็นมากกว่าความสวยหรู 

ทีนี้มองเห็นภาพกันแล้ว ผู้อ่านคาดหวังอะไรจาก LOR ใช่ไหมว่าทำไมมหาวิทยาลัยก็ดี บริษัทหรือองค์กรต่างๆ ก็ดี ต่างพากันขอจดหมาย LOR/Reference  เพราะเป็นสิ่งที่บางครั้งใน CV/Resume ของเรา หรือจดหมายของเราไม่ได้เล่าไว้หรือบางครั้งก็เล่าไม่ได้ (ใครจะกล้าเขียนชมตัวเองขนาดนั้นละจริงไหม?)  ในตอนหน้าจะมีประเด็นจดหมาย LOR อะไรมากคุยอีก ติดตามกันไว้นะ!

ปรึกษาฟรี! ให้มืออาชีพเขียนจดหมายแนะนำ LOR ให้คุณ พร้อมให้หัวหน้างานหรืออาจารย์ลงชื่อทันที

LOR Recommendation – Reference letter สมัครเรียนต่อ

LOR Recommendation – Reference letter สมัครงาน ฝึกงาน