วิธีติดต่อบุคคลอ้างอิง เพื่อเขียน LOR/Reference สมัครเรียน สมัครงาน

วิธีติดต่อบุคคลอ้างอิง – ในตอนที่แล้วเราพอได้ทราบไอเดียคร่าวๆ แล้วว่า “ให้ใครเขียน LOR ให้ดี” ในตอนนี้จะพูดถึงเทคนิคและวิธีการติดต่อบุคคลที่จะมาเป็นผู้ลงชื่อจดหมาย Recommender / Reference ให้เรา หรือเรียกได้ว่าเป็นการ “ทาบทาม” บุคคลอ้างอิงของเรานั่นเอง การติดต่อทาบทามนับเป็น “ศิลปะ” ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสามารถในการเจรจาของแต่ละบุคคล ขึ้นกับความสัมพันธ์ ความใกล้ชิดของผู้สมัครกับบุคคลนั้น ลองดูข้อแนะนำด้านเทคนิคและวิธีการติดต่อบุคคลเขียน LOR กัน

วิธีติดต่อบุคคลอ้างอิง ขั้นแรก ใจเย็นๆ ประเมินสถานการณ์

เราต้องประเมินคุณสมบัติของบุคคลที่เราต้องการให้เขียน LOR ให้เรา ดูท่าทีว่าเขามีแนวโน้มที่จะเป็นบุคคลอ้างอิง (Reference) ให้เราได้หรือไม่ ประเมินเวลาเหมาะสมหรือจังหวะเหมาะสมที่จะเริ่มพูดคุย และควรประเมินความสามารถในการเขียนของบุคคลนั้นด้วย โดยเฉพาะถ้าต้องเขียนเป็นภาษาต่างประเทศ บางคนก็ไม่ถนัดเลยจริงๆ แต่ถ้าเราเห็นว่าเป็นบุคคลที่เหมาะสมที่สุดแล้วก็อาจจะให้เขาเขียน LOR เป็นภาษาไทยให้ก่อนก็ได้ และเราก็เสนอแปลจดหมาย LOR อีกทีหนึ่ง ซึ่งปัจจุบันก็สะดวกมากเพราะมีบริการแปลพร้อมตรวจแก้จดหมาย LOR ให้เลือกใช้เต็มไปหมด

ขั้นต่อไป เริ่มเกริ่นอย่างมีศิลปะ 

อาศัยจังหวะเหมาะในการพูดคุย เช่น โอกาสที่ได้พักผ่อนร่วมกัน ทานข้าว หรือช่วงพัก ผ่อนคลาย ดูอารมณ์ของบุคคลนั้นประกอบ อาจจะลองโยนหินถามทางเป็นลักษณะคำถามปลายเปิด “มีใครเคยไปเรียนต่อต่างประเทศบ้างไหม?” และรอฟังว่าบุคคลเป้าหมายเขามีปฏิกริยาอย่างไร หรืออาจจะเป็นลักษณะขอคำแนะนำ “ถ้าอยากทำงานด้านนี้ พี่ว่าควรต้องไปเรียนต่อต่างประเทศไหมครับ?” พอเริ่มเห็นโอกาสก็ถามต่อ “และพี่ๆ คิดเห็นว่าไง ถ้าผมจะไปเรียนการตลาดที่อังกฤษ?” หรือสารพัดวิธีอื่นในการถาม ลองเรียบเรียงดูก่อน 

ใช้การขออย่างสุภาพและมั่นใจ 

เมื่อมั่นใจว่าเขาน่าจะช่วยเราแล้ว ก็ขอความช่วยเหลือจากเขาอย่างตรงไปตรงมาได้เลย ว่าเราต้องการให้เข้าเป็นบุคคลอ้างอิง ลงชื่อในจดหมายรับรอง LOR ให้เราสำหรับสมัครอะไร อธิบายจุดประสงค์ให้ชัดเจน ให้เหตุผลว่าทำไมต้อง “เขาเท่านั้น”  หรือจะลอง “ใช้คำชม” ให้เขารู้สึกว่าต้อง “เขาเท่านั้น” ถึงจะช่วยเราได้ เช่น “จากที่ทำงานมา 5 ปี ผมก็เห็นแต่พี่นี่แหละที่มีประสบการณ์ตรงด้านนี้ และพอจะให้คำปรึกษาผมในเรื่องนี้ได้ อยากรบกวนพี่ช่วยเขียนอ้างอิงให้ผมหน่อย” 

ช่วยนำเสนอแนวทางการเขียน 

ก็ถ้าเขาแสดงทีท่าไม่มั่นใจว่าจะเขียนได้ไหม หรือเขียนอะไรดี ก็บอกเลยว่าเราช่วยเสนอแนวทางได้ โดยอาจจะพูดถึงประสบการณ์ที่เคยทำงานร่วมกับเขาเพื่อให้แนวทาง เช่น “จำโครงการ A ได้ไหมครับ ตอนนั้นเรากว่าจะแก้ปัญหากันได้นะครับ กว่ายอดขายจะทะลุเป้า เราต้องใช้ความสามารถในการติดต่อหลายฝ่ายและใช้เครื่องมือแปลกๆ หลายตัว ผมว่าประสบการณ์ตรงนี้น่าจะแสดงให้เห็นความสามารถของทีมเราในด้านการตลาดและการขายนะครับ พี่และยังเห็นทักษะในการสื่อสารของเราอีกด้วย อาจจะเขียนยกตัวอย่างตรงนี้ดีไหมครับ” “หรือพี่จะลองร่างป็นประเด็นดูก่อนดีไหมครับ เป็นภาษาไทยก็ได้ เผื่อจะได้คุยประเด็นกันก่อน”

หรือใครโชคดีหัวหน้าหรืออาจารย์ก็อาจให้เขียนจดหมายเองได้เลย ว่าอยากพูดถึงประเด็นไหนบ้าง จากนั้นเขาจึงเป็นผู้ตรวจเนื้อหาทั้งหมดอีกครั้ง แบบนี้จะง่ายเพราะเราสามารถกำหนดแนวทาง ประเด็นได้ด้วยตัวเอง

ขออนุญาติตรวจแก้ภาษาเพิ่มเติมหากจำเป็น

หากเราพบว่าจดหมายอาจมีข้อผิดพลาดด้านภาษา ไวยากรณ์ คำศัพท์ ฯลฯ เราควรขออนุญาติผู้เขียนจดหมายในการนำจดหมายไปตรวจแก้ พิสูจน์อักษรอีกทีหนึ่ง ซึ่งในทางปฏิบัติหากมีข้อผิดพลาดไม่มากก็แก้เองเลยก็ได้หากเรามีความรู้มากพอ หากไม่มั่นใจทั้งผู้เขียนและตัวผู้สมัครเอง ก็ให้เราแจ้งผู้เขียนว่าเราขออนุญาตินำจดหมายนี้ไปใช้บริการตรวจแก้ พิสูจน์อักษรจากบริการมืออาชีพ

เสนอรางวัลตอบแทน

หากบุคคลอ้างอิงของเราให้ความช่วยเหลือ เอาใจใส่เราอย่างดี ก็อย่าลังเลที่จะตอบแทนด้วยน้ำใจเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งไม่ได้ถึงวัตถุสิ่งของเสมอไป น้ำใจ การบริการ หรือการเอาใจใส่กลับคืน ก็เป็นการตอบแทนอย่างหนึ่งด้วย หรือง่ายที่สุดก็ซื้อขนม นม เนย เล็กๆ น้อยๆ มาตอบแทนบ้างก็ไม่เสียหายอะไร  หรือถ้าประเมินสถานการณ์ตอนแรกแล้วว่าเป้าหมายของเราชอบอะไรเป็นพิเศษ ก็อาจจะใช้ “การเสนอรางวัลตอบแทน” ตั้งแต่ตอนแรก ถือเป็นท่าไม้ตายเลยก็ได้

ถ้าผู้เขียนไม่ต้องการเปิดเผยเนื้อความจดหมายละ?

ถ้านโยบายของอาจารย์หรือหัวหน้างานไม่ต้องการผู้สมัครเห็นเนื้อความในจดหมาย คือ อาจจะส่งโดยตรงไปที่สถาบันหรือบริษัทที่เราสมัคร กรณีนี้เราอาจจะต้องถามโดยตรงหรือโดยอ้อมว่าเขาเขียนเกี่ยวกับประเด็นไหนบ้าง เพื่อไม่ให้เกิดเซอร์ไพรส์ (จดหมายที่ไม่ได้เขียนชื่นชมคุณ)  แต่ระวังอย่าพยายามซักถามเกินเหตุ หรือกดดันเพื่อเอาคำตอบ โดยปกติผู้เขียนก็จะบอกแนวทางในการเขียนคร่าวๆ 

แต่ถ้าหากไม่มั่นใจเลยจริงๆ หรือผู้เขียนเป็นคนไม่แน่ไม่นอน ก็ควรจะหาบุคคลอ้างอิงคนใหม่หรือขอให้คนใหม่เขียนให้จะดีกว่า

เรียบเรียงโดย PWK Translation – All Rights Reserved

หากยังไม่รู้จะเริ่มอย่างไรปรึกษาฟรี! ให้มืออาชีพเขียนจดหมายแนะนำ LOR ให้คุณ พร้อมให้หัวหน้างานหรืออาจารย์ลงชื่อทันที

LOR Recommendation – Reference letter สมัครเรียนต่อ

LOR Recommendation – Reference letter สมัครงาน ฝึกงาน

ฝากติดตาม Facebook เราหน่อย https://www.facebook.com/pwktranslation/