ข้อควรระวังในการเขียน Cover Letter จดหมายปะหน้าสมัครงาน สมัครเรียน

ข้อควรระวังในการเขียน Cover Letter – ในตอนที่แล้วได้อธิบายไปแล้วว่า Cover letter คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรบ้างในการสมัครงานหรือสมัครเรียนของเรา มาถึงขั้นตอนการลงมือเตรียมจดหมาย Cover letter กันบ้างว่า หลักการเบื้องต้นในการเขียนจดหมายฉบับนี้มีอะไรบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีข้อควรระวังและสิ่งที่ต้องคำนึงอะไรบ้างระหว่างการทำจดหมายฉบับนี้

ก่อนลงมือทำ Cover letter ต้องทำความเข้าใจประกาศรับสมัครก่อนทุกครั้ง

ข้อนี้สำคัญมาก และห้ามข้ามขั้นตอนนี้เป็นอันขาด คือเราต้องทำความเข้าใจตำแหน่งงานที่เราสมัคร “อย่างถ่องแท้” โดยการอ่านประกาศรับสมัคร เว็บไซต์บริษัทหรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง อ่านจนเข้าใจจุดประสงค์ หน้าที่รับผิดชอบของตำแหน่ง จุดประสงค์ของบริษัท ตลอดจนลักษณะธุรกิจ พันธกิจและวิสัยทัศน์ขององค์กร ต้องทำความเข้าใจ “คุณสมบัติที่บริษัทต้องการ” ให้ได้ เพื่อให้เราสามารถเขียนนำเสนอได้ถูกต้อง ตรงประเด็น ว่าเรามีคุณสมบัติที่บริษัทต้องการอยู่มากน้อยเพียงใด  

ในบางครั้งในประกาศรับสมัครงานอาจจะมีเงื่อนไขของจดหมาย Cover letter หรือ CV/Resume ระบุไว้ด้วยเช่นกัน เช่น บางบริษัทอาจจะให้ผู้สมัครระบุเงินเดือนที่ต้องการมาในจดหมายเลย ในขณะที่ถ้าเราทำจดหมายปะหน้าแบบทั่วไปก็ไม่จำเป็นต้องกล่าวถึง หรืออาจจะมีฟอร์มจดหมายหรือการจัดรูปแบบพิเศษเฉพาะการสมัครบริษัทนั้นๆ หรือบางครั้งเป็นการสมัครส่งเอกสารออนไลน์ผ่านระบบหรือเว็บไซต์ ดังนั้นอย่าลืมอ่านประกาศรับสมัครให้ละเอียดก่อนทำเอกสารทุกครั้ง

จดหมายปะหน้าCover letter ต้องมีเนื้อหากระชับ ตรงประเด็น 

การเขียนจดหมายปะหน้าคือการนำเสนอคุณสมบัติขอเราที่ “ตรงกับตำแหน่งงานที่สมัคร” ไม่ใช่ “การเขียนประสบการณ์ทุกอย่าง” ดังนั้นเนื้อหาต้องไม่ยาวจนเกินไป เข้าประเด็นเลยว่าทำไมเราอยากสมัครตำแหน่งงานนี้และประสบการณ์ใดของเราที่เหมาะกับตำแหน่งงานนี้ที่สุด แม้บางครั้งเราจะมีเรื่องเล่ามากมาย แต่ต้องตัดคัดสรรเอาเนื้อหาที่ตรงประเด็นและเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่สมัครให้มากที่สุดเท่านั้น ไม่ใช่การเล่าประสบการณ์ชีวิตทุกอย่างตั้งแต่อดีตจนปัจจุบัน และการที่จะทำให้เนื้อหากระชับและตรงประเด็นได้ดีนั้น ผู้เขียนต้องมีความเข้าใจถ่องแท้ถึงสิ่งที่ตำแหน่งงานนั้นๆ ต้องการ และเขียนนำเสนอมาโดยตรงว่าตนเองเหมาะสมอย่างไร อย่างเป็นรูปธรรม จับต้องได้ (เนื้อเน้นๆ)

เนื้อหาของ Cover letter ไม่ใช่การนำ CV/Resume มาเล่าซ้ำ

หลายคนเข้าใจผิดว่า การทำจดหมายปะหน้า คือการนำเนื้อหาในประวัติส่วนตัว CV/Resume มาเรียงต่อกันเป็นประโยคให้สมบูรณ์ นั่นคือความเข้าใจผิดมหันต์! เพราะจะทำให้เนื้อความจดหมายเรายาวเกินควรและมีเนื้อหาที่น่าเบื่อเพราะซ้ำกับสิ่งที่อยู่ในประวัติส่วนตัวของเรา และยังแสดงถึงความไม่เป็นมืออาชีพ ไม่เข้าใจความต้องการและจุดประสงค์ของบริษัทและตำแหน่งงานที่สมัคร ไม่รู้จักการนำเสนอจุดเด่นของตัวเอง และที่สำคัญคงจะทำให้ผู้อ่านหงุดหงิดไม่น้อย (จะเขียนจดหมายมาทำไม ถ้าอ่าน CV อย่างเดียวก็รู้เรื่องแล้ว จริงไหม?) ดังนั้นสิ่งที่ควรเขียนใน CV คือ การเขียนขยายความ อธิบายเพิ่มเติม หรือการเขียน “โฆษณา” คุณสมบัติของเราเพิ่มเติมจากที่ CV/Resume ไม่ได้กล่าวถึง เพื่อเพิ่มโอกาสถูกเรียกเข้าสัมภาษณ์

Cover letterต้องมีเนื้อหา “น้อย” แต่ “มาก” และไม่ใช่ “ยืดยาว”

ปกติความยาวของจดหมาย Cover letter ไม่ควรเกิน 1 หน้ากระดาษ สำหรับการสมัครทั่วไป แต่ถ้าบางตำแหน่งเฉพาะ ตำแหน่งงานระดับสูง หรือดารสมัครบางตำแหน่งที่มีการกำหนดโจทย์คำถามพิเศษไว้ ประมาณว่าอยากให้ผู้สมัครแสดงทัศนคติ ความคิดเห็นใน Cover letter ในกรณีนั้น อาจมีสิ่งที่ต้องอธิบายเพิ่มเติมหรือบอกเล่าเยอะหน่อย และอาจทำให้เนื้อหายาวเกินกว่า 1 หน้ากระดาษก็ได้ ตามเนื้อหาของงานและประสบการณ์ของผู้สมัคร แต่ระลึกไว้เสมอว่าการสมัครทั่วไป Cover letter ปกติอยู่ที่ 1 หน้ากระดาษเท่านั้น (เกิน 95%)  สรุปก็คือเนื้อหาต้อง “กระชับ” และ “ไม่ยาวเกิน 1 หน้า” นั่นแหละ  ซึ่งก็เป็นโจทย์ที่ค่อนข้างยากนะ ว่าภายในหนึ่งหน้า ต้องเขียนอย่างไรให้ผู้อ่านเกิดความสนใจในตัวผู้สมัครทันที ประมาณว่าเขียน “โฆษณา” นั่นแหละ “น้อย แต่ มาก”

จดหมาย Cover letter ต้องน่าอ่านและอ่านง่ายเสมอ

ขอพูดถึงการจัดรูปแบบจดหมายปะหน้า คือ ต้องเป็นการจัดรูปแบบมาตรฐาน จะทำให้จดหมายน่าอ่านและอ่านง่ายเสมอ(Readability) เป็นจัดรูปแบบที่ดีเป็นการอำนวยความสะดวกอีกช่องทางหนึ่งให้ผู้อ่าน(คณะกรรมการหรือเจ้าหน้าที่คัดเลือก) ช่วยให้ผู้อ่านมีสมาธิ ติดตามการเขียนนำเสนอของเราได้ และเป็นการช่วยส่งเสริมความสำเร็จในการสมัครงานของคุณได้มากเลยทีเดียว อย่าได้พยายามอัดเนื้อหาที่ยืดยาวของคุณใส่ในกระดาษ 1 หน้า โดยการลดขนาดตัวหนังสือ ลดระยะช่องว่างระหว่างบรรทัด หรือการลดระยะขอบที่ทำให้ระยะสายตาผู้อ่านไปตามไม่ถึง ลองนึกดูนะ ว่าถ้าคุณทำให้ผู้อ่านปวดตาหรือหงุดหงิดละก็….  คงไม่ต้องบรรยายกันต่อเลยทีเดียว

สรุป ข้อควรระวังในการเขียน Cover Letter คือต้องทำความเข้าใจสิ่งที่สมัครก่อนเสมอ และเขียนเนื้อหาที่ส่งเสริมโปรไฟล์เราโดยการเล่าเพียงประสบการณ์และความสามารถที่ตรงกับตำแหน่งงานเท่านั้น และต้องคำนึงถึงรูปแบบ ความยาวของจดหมายเสมอ ให้น่าอ่านและอ่านง่าย

เรียบเรียงโดย PWK Translation – All Rights Reserved

ถ้าใครอยากปรึกษาเรื่องเอกสารสมัครงาน สมัครเรียน CV Resume ประวัติส่วนตัว Cover letter จดหมายปะหน้าสมัครงาน ปรึกษาเราได้นะ! 

CV, Resume, Cover letter, Autobiography ประวัติส่วนตัว สมัครเรียนต่อ

CV, Resume, Profile, Cover letter ประวัติส่วนตัว สมัครงาน ฝึกงาน

ฝากติดตาม Facebook เราหน่อย https://www.facebook.com/pwktranslation/