Cover letter คืออะไร สำคัญอย่างไร จดหมายปะหน้าสมัครงาน สมัครเรียนต่อ

Cover letter คืออะไร – ในการสมัครงาน บริษัทหรือหน่วยงานมักจะขอเอกสารสำคัญ ได้แก่ CV/Resume หรือประวัติส่วนตัวผู้สมัคร และที่ขาดไม่ได้เลยที่จะต้องส่งควบคู่กับเรซูเม่ ก็คือ Cover letter หรือจดหมายปะหน้า ซึ่งบางหน่วยงานอาจจะเรียกว่า Motivation letter หรือ Application letter ก็ได้ แม้กระทั่งในการสมัครเรียนต่อ หรือสมัครทุนการศึกษาสำหรับบางสถาบันและบางประเทศ ก็อาจจะขอจดหมายปะหน้า Cover letter / Motivation letter เช่นกัน ดังที่ได้นำเสนอไปเบื้องต้นในตอนที่แล้ว จดหมายปะหน้า Cover letter คืออะไร มีลักษณะอย่างไร มีความสำคัญอย่างไร วันนี้เราจะมาพูดถึงหลักการเบื้องต้นและมาดูตัวอย่าง Cover letter จดหมายปะหน้าแบบทั่วไปที่ในการสมัครงานเป็นหลัก

Cover Letter คือจดหมายที่เราเขียนส่งตอนสมัครงานให้กับบริษัทโดยมีเรซูเม่ Resume หรือ CV แนบไปด้วย ในการสมัครงานแบบสากล โดยเฉพาะในองค์กรหรือบริษัทต่างชาติ จะมีการขอ Cover letter เสมอ แทบจะเรียกว่าเกิน 90% ก็ว่าได้

ความสำคัญของจดหมายปะหน้า Cover letter

การทำ cover letter ที่ดี นอกจากแสดงให้เห็นถึงความตั้งใจในการสมัครงานกับบริษัทแล้ว ยังเป็นการเปิดโอกาสให้เราสามารถอธิบายเพิ่มเติมสิ่งที่ในอยู่ใน CV/Resume เรซูเม่หรือประวัติส่วนตัวของเรา ซึ่งรายละเอียดบางอย่างไม่สามารถระบุไว้ได้หมด นอกจากนี้จดหมายปะหน้า Cover letter ยังทำหน้าที่ช่วยส่งเสริมโปรไฟล์ผู้สมัครเพราะเป็นโอกาสเน้นย้ำจุดแข็ง ประสบการณ์เด่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่สมัครโดยตรง และเป็นโอกาสบอกเล่าเหตุผล แรงบันดาลใจ ความตั้งใจ และเป้าหมายของผู้สมัคร เปรียบเสมือนใบปลิวโฆษณาที่เชิญชวนให้ผู้อ่านอยากรู้จักเรามากขึ้น โดยการเรียกเข้าไปสัมภาษณ์หรือพูดคุยรายละเอียดเพิ่มเติม และท้ายสุด Cover letter ช่วยแสดงความสามารถด้านภาษา การสื่อสารของผู้สมัคร ผ่านงานเขียนที่ดี น่าอ่านและอ่านง่าย

รูปแบบของจดหมาย Cover letter

แบบทั่วไป(Standard) – เป็นรูปแบบจดหมายทั่วไป(Paper) จัดรูปแบบในหน้ากระดาษมาตรฐาน (A4) บางครั้งก็ส่งเป็นไฟล์ดิจิทัล(digital)ได้ โดยรูปแบบที่นิยมคือ .pdf .docx เป็นต้น ที่สามารถส่งเป็นไฟล์แนบควบคู่ไปกับ CV/Resume ได้ทันที

แบบอีเมล (Email) – ในการสมัครงานบางครั้ง ก็สามารถเปลี่ยนรูปจดหมายปะหน้า Cover letter ของเรา ให้เป็นอีเมลได้ โดยการใส่เนื้อความของ Cover letter ไว้ในอีเมลที่เราส่งสมัครงานโดยตรง มักจะใช้รูปแบบนี้เมื่อการรับสมัครงานนั้น “ไม่ได้ร้องขอ” ให้ส่งจดหมาย Cover letter แต่ผู้สมัครสามารถหาทางนำเสนอคุณสมบัติของตัวเองเพิ่มเติมได้ โดยการใส่เนื้อหาที่ควรอยู่ในจดหมายปะหน้าไว้ในอีเมลโดยตรง ให้ผู้อ่านได้เปิดอีเมลแล้วอ่านได้ทันที

ตัวอย่างจดหมายที่ใช้ในการสมัครงานจริง

ขอบอกก่อนว่า จดหมายปะหน้า Cover letter ในการสมัครงานแต่ละอย่างจะมีลักษณะเฉพาะเป็นของตัวเอง เนื้อหาต้องปรับเปลี่ยนไปตามเนื้องานและประสบการณ์ของผู้สมัคร หรือแม้แต่กระทั่งการจัดรูปแบบ ก็ควรตรวจสอบระเบียบข้อบังคับของบริษัทนั้นๆ เพราะบางทีจะมีรูปแบบกำหนดไว้ชัดเจนเช่นกัน เช่น Europoss CV/Cover letter ที่ใช้สมัครงานองค์การระหว่างประเทศในสังกัดสหภาพยุโรป และพึงระลึกไว้เสมอว่าเราไม่สามารถใช้ Cover letter ฉบับเดียวสมัครงานในทุกๆ ตำแหน่งหรือบริษัทได้ ลองดูตัวอย่างจดหมายปะหน้าที่ใช้สมัครงานจริงข้างล่างนี้